Шкафы файловые (картотеки)

Картотечные или архивные шкафы – вид офисной мебели, предназначенный для систематизации и защиты документов от внешних воздействий. Специализированная картотека сконструирована таким образом, чтобы обеспечить удобное размещение документации и быстрый поиск нужной информации.

Область применения картотек

Картотеки используют в крупных или средних организациях и учреждениях с большим документооборотом. Их устанавливают в помещениях различного назначения:

• архивах
• рабочих кабинетах
• регистратурах
• библиотеках
• хранилищах.

Архивное помещение может быть полностью оборудовано картотечными шкафами. В отличие от стеллажей они препятствуют скоплению пыли в бумагах. Основательная мебель надёжно защитит архивы предприятий, результатом деятельности которых является интеллектуальная собственность, от порчи и несанкционированного доступа.

Металлические картотеки традиционно используют в банках для организации банковской картотеки платежных документов.

Регистратуры лечебных учреждений могут оборудоваться шкафами для личных карточек пациентов. Металлические поверхности гигиеничны и практичны, рассчитаны на ежедневное интенсивное использование.

Картотечные шкафы незаменимы в бухгалтерии и экономических отделах. В них хранятся бухгалтерские отчёты, платёжные документы и счета. Установленные замки позволяют строго разграничить уровень доступа к информации о финансовой деятельности предприятия.

В помещении кадровой службы металлические картотеки соответствующего формата устанавливают для хранения трудовых книжек работников. Они относятся к документам длительного хранения и требуют специальных условий, обеспечивающих защиту от внешних воздействий.

В библиотеках картотеки используют для хранения и систематизации личных карточек посетителей. Для карточек небольшого размера предусмотрены металлические шкафы с небольшими секциями.

От грамотной организации размещения и хранения документов зависит эффективность всего документооборота предприятия. Каталогизация большого количества информации даёт возможность легко найти нужные сведения без лишних затрат рабочего времени.

Конструктивные особенности

По сравнению с другими типами металлической мебели шкафы-картотеки имеют свои особенности. Конструкция позволяет быстро находить нужные папки, просматривать упорядоченные файлы каталога, быстро доставать и убирать документы. Поступающая в отдел новая документация легко находит своё место хранения в организованных картотечных шкафах.

Выдвижные ящики

Картотечные шкафы оборудованы выдвижными ящиками. Количество ящиков может быть разным. Чем меньше формат документов, которые планируется разместить в картотеке, тем больше ящиков может иметь каждый шкаф.

Стандартные ящики рассчитаны на хранение документов формата А4. Для меньших форматов (А5 или А6) предусмотрены специальные узкие ящики или перегородки для ящиков стандартных размеров.

Шкаф-картотека может иметь разное количество секций – от 2 до 65. Каждая секция или отдельные ящики могут иметь дополнительные разделители.

Надёжную работу ящика обеспечивают телескопические направляющие. Благодаря им ящики легко и плавно выдвигаются до конца даже при полной загрузке. Каждый ящик можно выдвинуть полностью. Все ящики имеют удобные скрытые ручки.

Для хранения документов используют подвесные папки (Foolscap). Ящик может быть оборудован специальным держателем для папок типа «Корона».

Безопасность использования

Важной особенностью конструкции является защита от опрокидывания шкафа, позволяющая выдвигать не более одного ящика одновременно. Металлическая мебель имеет большой вес, а нагруженные бумагами ящики весят ещё больше. Падающий шкаф представляет серьёзную опасность для здоровья людей, поэтому не стоит пренебрегать элементами защиты.

Металлические картотеки комплектуются замками, ключевыми или кодовыми. Замок может иметь центральный механизм запирания, устанавливаться отдельно на каждый или выборочные ящики.

Внешний вид

Основа шкафа — прочный сварной корпус, выполненный из листового металла. Производители используют сталь высокого качества, отвечающую требованиям безопасности. Картотеки могут поставляться в разборном или сборном виде.

Шкафы из стали имеют строгий и лаконичный внешний вид, хорошо вписываются в интерьер офисных помещений. Чаще всего они окрашены в спокойный серый цвет безопасной порошковой краской. Антикоррозийные свойства краски защищают мебель от воздействий влаги.

Существуют модели с декоративными фасадами, выполненными из ЛДСП под цвет дерева. Дополнительно на крышку невысокого шкафа может быть установлена деревянная столешница. Фасады ящиков оснащаются удобными рамками для информации.

Преимущества металлических картотек

Картотечные шкафы обладают всеми преимуществами металлической мебели. К ним относятся:

1. Долговечность. Изделия из металла имеют большой срок эксплуатации, в разы превышающий срок службы деревянных или пластиковых конструкций. С течением времени они не деформируются и надолго сохраняют аккуратный внешний вид.
2. Надёжность. Мебель из металла практически невозможно сломать или повредить. Она не разрушается под воздействием пыли, влаги и температуры, обеспечивая длительную сохранность содержимого. Только несгораемые шкафы из металла защитят документы во время пожара.
3. Практичность. Металл не требует особенного ухода и специальных условий для установки. Мебель гигиенична, легко моется и быстро сохнет.
4. Простота сборки. При необходимости шкаф можно разобрать и собрать заново, не повредив отдельные элементы.
5. Универсальность. Ящики шкафов могут быть переоборудованы под хранение документов нового формата с помощью разделителей и перегородок.

Виды картотек и порядок выбора

Вид картотечного шкафа определяется форматом документов, которые предполагается разместить в его ящиках.

Распространённые картотечные шкафы формата А4 используют для хранения:

• рабочих документов
• бухгалтерских отчётов, финансовой документации
• платёжных поручений, счетов, накладных
• проектной документации
• личных дел
• учебных, экзаменационных работ
• каталогов, типовых альбомов.

Картотеки для документов формата А5 чаще всего используют для хранения личных карточек пациентов в медицинских лечебных учреждениях.

Шкафы с ящиками для документов формата А6 используют в кадровых подразделениях крупных компаний для хранения трудовых книжек. Картотечные шкафы могут иметь много небольших ячеек, расположенных в несколько рядов. Такие конструкции удобны для хранения библиотечных карточек.

Существуют специализированные модели для больших документов форматов А1 и А0. В проектных и конструкторских организациях в таких шкафах хранят чертежи и схемы.

Чтобы не ошибиться с выбором шкафа, стоит заранее определиться со следующими характеристиками:

1. Размеры ящиков в зависимости от формата документации.
2. Общий объём, требуемое количество ящиков, допустимая высота конструкции.
3. Наличие центрального замка или отдельных замков.
4. Присутствие механизма защиты от опрокидывания.
5. Необходимость установки фасадов из ЛДСП или столешницы.

Правильно организованная картотека экономит пространство помещения, обеспечивает порядок в бумагах и гарантирует их сохранность. Сотрудники знают, где находится нужный документ, быстро находят нужную информацию в рамках своего уровня доступа к данным.